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Mar, 2023

Modification aux informations à déclarer au registraire des entreprises

par Beaulieu et associés / Autres /

À tous nos clients qui sont enregistrés au registraire des entreprises du Québec (REQ),

 

Veuillez noter que des changements entreront en vigueur prochainement au niveau des informations à fournir au registraire des entreprises du Québec (ci-après «REQ) à partir du 31 mars 2023: (Pour tout le détail sur cette nouvelle, se référer au lien suivant : https://www.quebec.ca/entreprises-et-travailleurs-autonomes/demarrer-entreprise/immatriculer-constituer-entreprise/nouvelles-obligations-transparence

Ces modifications ont comme objectifs de renforcer la protection du public et de contribuer aux actions de prévention et de lutte contre l’évasion fiscale, le blanchiment d’argent et la corruption

 

Contribuables visés :

  • Toutes les personnes et entreprises qui sont tenues d’être immatriculées au REQ. Plus spécifiquement, les personnes visées sont :
  1. Les sociétés par actions;
  2. Les personnes physiques exploitant une entreprise individuelle;
  3. Les sociétés de personnes (ex. : sociétés en commandite, sociétés en nom collectif);
  4. Les coopératives à l’exception des coopératives de services financiers;
  5. Les fiducies exploitant une entreprise à caractère commercial.

Selon les informations disponibles, certains contribuables seront exemptés, se référer au lien fourni précédemment pour les confirmer.

 

Informations à fournir :

  • Ces entreprises devront maintenant divulguer au REQ tous les renseignements sur toutes personnes physiques (administrateurs, dirigeants, actionnaires et bénéficiaires ultimes) dans l’entreprise. Plus spécifiquement, il faudra fournir notamment :
    • Nom et prénom;
    • Domicile (adresse de résidence personnelle et professionnelle de la personne physique si cette personne ne souhaite pas rendre accessible au public son adresse résidentielle);
    • Date de naissance (cependant, cette information ne sera pas publiée au REQ et ne sera donc pas publique);
  • Au niveau des bénéficiaires ultimes, il faudra aussi fournir les informations suivantes :
    • Date à laquelle elle est devenue et/ou a cessé, selon le cas, d’être un bénéficiaire ultime; et
    • Type de contrôle exercé par un bénéficiaire ultime ou le pourcentage d’actions, de parts ou d’unités détenues ou dont il est bénéficiaire.
  • Pour chaque personne visée, il faudra alors fournir une copie d’une pièce d’identité gouvernementale pour chaque administrateur actif au REQ ainsi que dans chaque cas d’ajout d’un nouvel administrateur. Cela n’est a faire qu’une fois pour chaque personne.
  • Les copies de pièces d’identité suivantes sont acceptées :
    • passeport;
    • permis de conduire ou d’apprenti conducteur;
    • carte d’assurance maladie;
    • carte de résident permanent du Canada;
    • document d’immigration délivré par le gouvernement du Canada (IMN-1442);
    • pièces d’identité officielles pour les militaires, les policiers ou les diplomates en poste au Canada;
    • certificat sécurisé de statut d’indien;
    • certificat de naissance du Québec;
    • pièces d’identité délivrée par une province canadienne ou un territoire canadien qui comprend une date de naissance.

Qu’est-ce qu’un bénéficiaire ultime à déclarer :

  • Un bénéficiaire ultime est une personne physique qui détient un droit lui permettant de profiter d’une partie des revenus ou des actifs d’une entreprise ou un droit lui permettant de diriger ou d’influencer les activités d’une telle entreprise. Au Québec, un bénéficiaire ultime est notamment la personne qui a 25 % ou plus des droits de vote ou de la juste valeur marchande. Pour être visé, il faut rencontrer un des critères suivants :
    • Posséder 25% ou plus des droits de votes
    • Posséder 25% ou plus de la valeur marchande des participations
    • A une influence qui pourrait se traduire par un contrôle de fait
  • Une entreprise peut avoir plusieurs bénéficiaires ultimes, il est donc important d’en faire l’analyse adéquatement.
  • Beaucoup plus de détails sur les bénéficiaires ultimes sont disponibles au lien suivant https://www.quebec.ca/entreprises-et-travailleurs-autonomes/demarrer-entreprise/immatriculer-constituer-entreprise/nouvelles-obligations-transparence/declarer-beneficiaire-ultime/trouver-identifier . Pour de l’assistance, veuillez nous consulter.

Autres éléments importants à retenir :

  • Pour la plupart de nos clients corporatifs, la mise a jour annuelle au REQ se fait automatiquement au moment de produire vos déclarations fiscales du Québec.
  • A compter du 31 mars 2023, si les informations indiquées ci-haut au REQ ne sont pas fournies, nous ne pourrons pas procéder à une mise à jour par les moyens traditionnels (soit la déclaration de revenu).
  • Cela va donc faire en sorte que tous les clients n’ayant pas fait leur mise à jour annuelle eux même avant le 31 mars (ou avec assistance de votre juriste ou par production de la déclaration fiscale) devront produire une mise a jour annuelle et fournir ces informations obligatoirement.

Quoi faire avec tout ceci :

  1. Validez que les informations saisies au REQ sont bien à jour
  2. Identifiez chaque personne qui devrait y figurer et confirmez leurs informations à fournir
  3. Il faudra recueillir les pièces d’identités à soumettre au REQ (nous recommandons d’utiliser un moyen sécurisé)
  4. Ensuite les entreprises devront procéder à une déclaration de mise à jour annuelle au REQ ou une mise à jour courant.
    1. Se référer aux liens suivants pour suivre les étapes :
    2. Connectez-vous à votre Bureau en ligne  (Mon Bureau) pour déclarer les informations à l’aide d’une déclaration de mise à jour annuelle ou d’une déclaration de mise à jour courante .
    3. Vous aurez besoin du code d’accès clicSÉQUR EXPRESS provenant du REQ qui consiste en un mélange de chiffres/lettres minuscules/lettres majuscules (ex : Ax6bY9) ou vous pourriez avoir un code clicSÉQUR ENTREPRISE qui consiste en un code d’utilisateur et un mot de passe.  Pour le clicSÉQUR ENTREPRISE, vous devrez cocher que vous désirez recevoir un code de vérification.  Le REQ vous feras parvenir via l’adresse courriel inscrite au dossier du REQ un code d’identification que vous devrez inscrire pour avoir accès au dossier de votre entreprise, sous l’onglet « MON BUREAU ».
    4. La copie de la pièce d’identité doit être transférée au Registraire des entreprises d’ici la fin de la période de production de la déclaration de mise à jour annuelle de votre entreprise.

Conclusion : en terminant, veuillez prendre note des points suivants

  1. Ne tardez pas à remplir ces obligations, afin de ne pas subir de conséquences négatives.
  2. Nous vous référons à votre conseiller juridique pour une assistance et vous aider à vous conformer aux nouvelles obligations du REQ.
  3. Veuillez noter que nous sommes en mesure de vous assister dans la complétion de ces étapes moyennant des frais. Contactez nous au besoin et nous vous indiquerons la démarche à suivre pour vous assister, laquelle devra transiter par notre portail sécurisé pour toute information sensible.